پس از واردشدن به این فرم مشخصات پرسنل و تب فردی، مکان‌نما روی کد پرسنل قرار می‌گیرد. در صورتیکه تاکنون پرسنلی معرفی نشده باشد با فشردن اولین کلید روی کد پرسنل، لیست خالی و در غیر این صورت، شماره و نام آن افراد درون لیست دیده می‌شود. برای معرفی و یا انتخاب پرسنل بایستی در محلی که مکان‌نما قرار دارد (خانه «کد پرسنل») شماره‌ای چندرقمی وارد نمود. تعداد ارقام تشکیل‌دهنده شماره پرسنل همواره برابر با تعدادی است که استفاده‌کننده در زمان نصب برنامه اعلام نموده است.
جهت وارد نمودن شماره مورد نظر چهار روش وجود دارد:
روش اول: تایپ کامل شماره مورد نظر.
روش دوم: استفاده از کلیدهای مکان‌نما (/) و (/) جهت بالا و پائین رفتن در لیست پائین صفحه و یافتن شماره مورد نظر.
روش سوم: ترکیبی از دو روش مذکور می‌باشد. بطوریکه می‌توان تا هر بخشی از شماره که به خاطر آورده می‌شود را تایپ نمود و سپس برای کامل نمودن شماره از کلیدهای مکان‌نما استفاده نمود.
فرم مشخصات فردی در اطلاعات پایه پرسنل
با تایپ نمودن هر عدد، راهنمای انتخاب در لیست به اولین شماره‌ای که آن اعداد را در ابتدای خود دارد منتقل می‌شود. بنابراین با این روش، شما به شماره موردنظر خود نزدیک‌تر شده‌اید و جستجو در لیست صفحه ساده‌تر و سریع‌تر انجام می‌شود.
در صورتیکه با تایپ تعدادی از اعداد، راهنمای انتخاب در لیست، دقیقاً روی شماره موردنظر قرار گرفت، می‌توانید با استفاده از کلید (Enter) یا تائید شماره موردنظر را انتخاب نمود.
روش چهارم: یافتن شماره پرسنل به کمک نام پرسنل می‌باشد.
زمانی که چشمک‌زن در خانه شماره پرسنل قرار دارد و فهرست پرسنل باز می‌باشد، درصورتی‌که شماره پرسنلی را فراموش کرده‌اید، کافی است کلید جستجوی پیشرفته در پایین لیست را فشرده و در پنجره‌ای که باز می‌شود کلمه مورد جستجو را وارد نمایید. هر زمان که راهنمای انتخاب روی ردیفی از فهرست پرسنل قرار داشته باشد، پس از فشردن کلیدهای فوق‌الذکر، نام آن پرسنل در جلوی خانه «کلمه مورد جستجو» به‌عنوان پیش‌فرض نوشته می‌شود.
استفاده‌کننده می‌تواند با تائید و یا اصلاح پیش‌فرض موجود و در غیر اینصورت با وارد نمودن کلمه موردنظر خود (که حتماً بخشی از نام و نام خانوادگی پرسنل موردنظر خواهد بود) و سپس فشردن کلید (Enter) یا تائید آغاز کار جستجو را به برنامه اعلام می‌کند.
پس از یافتن اولین موردی که مورد جستجو در نام آن پرسنل وجود داشته است، شماره و نام پرسنل را نمایش داده و راهنمای انتخاب درون فهرست پرسنل را روی آن مورد قرار می‌دهد.
در صورت نیاز به ادامه جستجو از کلید (>) و در صورت برگشت به مورد یافته شده قبلی از کلید ( <) استفاده می‌شود. (لیست انتخابی فوق در شکل زیر نشان داده شده است.)
به‌هرحال پس از یافتن پرسنل مورد نظر، با فشردن کلید (Enter) یا تایید شماره آن پرسنل به خانه شماره پرسنل در فرم ورود و اصلاح فردی منتقل می‌شود و لیست جستجو از روی صفحه نمایش برداشته می‌شود.
پس از وارد نمودن شماره مورد نظر، در صورت وجود آن شماره، برنامه بقیه اطلاعات را روی صفحه ظاهر می‌نماید و اجازه اصلاح به استفاده‌کننده می‌دهد و در صورت عدم وجود آن شماره، برنامه شروع به دریافت اطلاعات زیر می‌نماید (در شکل زیر اطلاعات دریافتی مورد نیاز نشان داده شده است.)
لیست انتخابی کد پرسنل در اطلاعات پایه پرسنل
برای تکمیل وضعیت تأهل، لیستی حاوی چهار انتخاب در اختیار کاربر قرار می‌گیرد. یکی از این انتخاب‌ها معیل (فرد مجردی که بر اساس تأییدیه سازمان تأمین اجتماعی مسئول سرپرستی فرد دیگری به‌جز خود است) می‌باشد.
برای تکمیل تعداد افراد تحت تکفل می‌توان از این قسمت استفاده نمود. در این قسمت تعداد افرادی که مشمول بیمه می‌شوند و باید حق بیمه مشخص‌شده در قسمت کسور کسر گردد، وارد می‌شود.
این پارامتر برای ادارات و سازمان‌هایی که به ازای هر فرد مشمول بیمه رقم ثابتی پرداخت می‌نمایند، باید تکمیل شود.
جهت تکمیل محل اخذ مدرک، مرتبه علمی و نوع همکاری لیستی در اختیار کاربر قرار می‌گیرد. این لیست باید قبلاً از طریق منوی تنظیمات تکمیل و یا اصلاح شود.
پس از وارد نمودن هرکدام از اطلاعات با فشردن کلید (Enter) مکان‌نما به خانه بعدی رفته، این کار تا آخرین خانه ادامه می‌یابد.
هم‌اکنون برنامه کار ورود اطلاعات فردی آن پرسنل را پایان‌یافته تلقی می‌کند و پس از ذخیره اطلاعات و برگشت به لیست انتخابی، آماده پذیرفتن شماره پرسنل بعدی جهت ورود شماره جدید و یا اصلاح اطلاعات شماره‌های قبل می‌باشد.
پس از تکمیل اطلاعات فردی می‌توان از طریق فرم معرفی افراد تحت تکفل مشخصات افراد تحت تکفل را که شامل (نام، نام خانوادگی، جنس، نسبت، حذف، اضافه، تکفل، تحصیل، تاریخ تولد، شماره شناسنامه) وارد کرد.
برای حذف یک شماره پرسنل دو روش وجود دارد. اگر در فرم ورود اطلاعات فردی نیاز به عدم ثبت اطلاعات واردشده وجود داشته باشد، به‌سادگی و با استفاده از کلید (Esc) می‌توان این کار را انجام داد.
روش دوم در مواردی استفاده می‌شود که شماره پرسنل پیش از این وارد شده و اکنون قصد حذف آن وجود دارد. برای این کار ابتدا شماره پرسنل مورد نظر را از لیست انتخاب نموده و سپس از کلید حذف در بالای فرم استفاده کرد. پس از فشردن کلید حذف پیغام «آیا قصد حذف رکورد را دارید؟(بلی /خیر)» ظاهر می‌شود.
پس از ارائه پاسخ مثبت به سوال فوق و در صورتیکه شماره این پرسنل در فایل‌های ماهیانه محاسبه حقوق و دستمزد وجود نداشته باشد و همچنین سوابقی در فایل‌های وام و پس‌انداز نداشته باشد، پرسنل مورد نظر از فهرست پرسنل شرکت خارج خواهد شد؛ در غیر اینصورت با چاپ پیغام عدم امکان حذف اطلاعات پرسنل اعلام خواهد گردید.
جهت آشنایی و کسب اطلاعات بیشتر درباره نرم‌افزار حقوق دستمزد شایگان سیستم می‌توانید بروشور محصول را دانلود نمایید:
https://www.shygunsys.net/?wpfb_dl=10
